Sidimpuanpos.com – Pemerintah Kabupaten Tapanuli Selatan (Tapsel) menyatakan dukungan terhadap upaya percepatan pemulihan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) yang terdampak bencana di wilayah Sumatera.
Pemulihan dokumen tersebut dinilai penting karena arsip kepegawaian berkaitan langsung dengan pemenuhan hak-hak ASN. Kerusakan maupun kehilangan dokumen fisik akibat bencana diharapkan tidak menghambat pelayanan administrasi kepegawaian.
Dukungan itu disampaikan Bupati Tapsel H. Gus Irawan Pasaribu melalui Wakil Bupati H. Jafar Syahbuddin Ritonga saat menghadiri kegiatan Pembinaan dan Pendampingan Arsip ASN Pasca Bencana di Wilayah Sumatera, di aula Kantor Wali Kota Padangsidimpuan, Rabu (9/9/2026).
Baca Juga: Gus Irawan Pasaribu Siap Bawa HKTI Sumut Menuju Era Baru
Kegiatan tersebut dilaksanakan Badan Kepegawaian Negara (BKN) melalui Direktorat Arsip Kepegawaian ASN. Selain memberikan pembinaan, kegiatan ini juga membahas proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip ASN yang mengalami kerusakan atau kehilangan akibat bencana.
Wakil Bupati Tapsel H. Jafar Syahbuddin Ritonga mengatakan, dampak bencana tidak hanya menyangkut kerusakan tempat tinggal maupun fasilitas umum. Dokumen penting milik masyarakat, termasuk arsip kepegawaian ASN, juga berpotensi mengalami kerusakan dan kehilangan.
“Dokumen seperti surat keputusan pengangkatan dan dokumen kepegawaian lainnya merupakan bagian penting dari administrasi ASN. Karena itu, pemerintah harus hadir memberikan solusi,” tegasnya.
Jafar menjelaskan, keberadaan dokumen kepegawaian sangat menentukan dalam proses pemenuhan hak ASN. Oleh sebab itu, ASN yang terdampak bencana perlu memperoleh pendampingan dan kemudahan ketika melakukan penelusuran maupun pemulihan arsip.
Ia juga meminta perangkat daerah yang menangani bidang kepegawaian segera melakukan pendataan terhadap arsip yang terdampak. Dokumen tersebut perlu dikelompokkan berdasarkan kondisi, baik yang hilang, rusak maupun yang masih bisa diselamatkan.
“Perlu dipastikan dokumen mana yang hilang, mana yang rusak dan mana yang masih dapat diselamatkan. Selanjutnya dilakukan verifikasi dan penelusuran melalui database kepegawaian yang masih tersedia,” ujarnya.
Menurut Jafar, upaya pemulihan juga harus diikuti dengan penguatan digitalisasi arsip kepegawaian. Penyimpanan dokumen dalam sistem digital dinilai dapat menjadi langkah antisipasi apabila bencana kembali terjadi.
“Jangan sampai dokumen penting hanya disimpan dalam bentuk fisik. Ketika terjadi bencana, kita akan kesulitan melakukan pemulihan. Karena itu, digitalisasi arsip kepegawaian harus terus diperkuat,” katanya.
Ia turut meminta agar pelayanan kepada ASN yang menjadi korban bencana tidak dipersulit. Proses administrasi harus dilakukan secara cepat, mudah, transparan dan tetap mengedepankan sisi kemanusiaan.
“ASN yang sedang menghadapi musibah membutuhkan kehadiran pemerintah, bukan tambahan masalah. Pelayanan harus cepat, mudah, transparan dan manusiawi,” tegasnya.
Sementara itu, Direktur PSID (Pengelolaan Sistem Informasi dan Digitalisasi) BKN Wahyu Firdaus mengatakan, digitalisasi dan penguatan sistem informasi menjadi bagian penting dalam menjaga keberlangsungan data kepegawaian ASN.
Lihat Juga: Bupati Batu Bara Tinjau Langsung Lokasi Banjir di Gambus Laut
Dengan tersedianya data secara digital, proses pencarian dokumen maupun informasi kepegawaian dapat dilakukan dengan lebih mudah untuk berbagai kebutuhan administrasi.
BKN juga terus mengembangkan pemanfaatan sistem digital dan otomasi layanan. Langkah tersebut diharapkan membuat pelayanan kepegawaian ke depan tidak lagi terlalu bergantung pada keberadaan dokumen fisik.
“Setiap dokumen kita sekarang harus tersimpan dalam sistem. Ke depan kita membutuhkan otomasi agar pelayanan menjadi lebih cepat dan tidak lagi disibukkan dengan pencarian dokumen fisik,” jelasnya.
Menurut Wahyu, sistem digital juga dapat mendukung berbagai layanan ASN, termasuk kebutuhan kenaikan pangkat, pensiun dan administrasi kepegawaian lainnya.
Ia menekankan bahwa pembaruan serta ketepatan data harus menjadi perhatian. Sistem digital yang terintegrasi nantinya dapat menjadi sumber informasi sekaligus bukti administrasi dalam memberikan pelayanan kepada ASN.
Dalam kegiatan tersebut, BKN memberikan pembinaan dan pendampingan kepada pemerintah daerah serta ASN terkait penanganan arsip kepegawaian yang hilang maupun rusak akibat bencana.
Kegiatan itu dihadiri Sekretaris Daerah Kota Padangsidimpuan, Kepala BKD Kabupaten Tapanuli Selatan, pejabat dan ASN BKD Pemkab Tapsel serta Pemko Padangsidimpuan dan peserta lainnya.
Pemkab Tapsel berharap proses pemulihan arsip ASN yang terdampak bencana dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Selain menyelesaikan persoalan dokumen yang terdampak, upaya tersebut diharapkan menjadi momentum memperkuat tata kelola administrasi kepegawaian melalui transformasi digital.
“Semoga musibah ini menjadi pembelajaran bagi kita semua untuk memperkuat solidaritas, tata kelola pemerintahan dan mempercepat transformasi digital dalam pengelolaan arsip kepegawaian,” pungkas Jafar. (Wan)
